普法专栏
公司印章管理风险及防范
发布时间:2023-06-07  点击:65 次

        前言


     公司印章对企业的重要性不言而喻,我国《民法典》规定,法人是具有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。公司对外进行生产经营活动,签署有关法律文书,均离不开印章。

       我国《民法典》第四百九十条也规定,当事人采用合同书形式订立合同的,自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。也就是说公司印章是公司人格的象征,相关法律文书上加盖了公司印章,便具有推定为公司意思表示的法律效力,对公司具有约束力。

本文主要针对实践中因为印章管理不规范等产生的风险及防范进行论述,以期对企业改进用章管理制度,降低企业经营风险,促进企业健康发展有所帮助。


       一、公司印章遗失或被盗的法律风险

       实践中公司印章遗失或者被盗是常见的情形,那么该情形出现时会对公司造成什么法律风险呢?司法实践中,如果公司的印章管理不规范或者公司对印章的遗失或被盗存在过错,比如公司长期未发现印章遗失或被盗,或者发现了印章遗失或被盗而放任不管,既不向公安机关报案,也不登报作废,遗失或被盗后私自刻制新印章也不进行备案等,因此而给交易相对人造成了损失,那么公司就存在承担赔偿责任的法律风险。

      印章遗失或者被盗,如果印章拾得人或盗窃人用该印章与他人进行交易,交易相对人善意无过错,有理由相信用章之人是代表公司在交易文件上加盖公司印章,那么相应的交易文件对公司具有法律约束力,由公司承担相应的法律责任,这将会给公司带来巨大的法律风险。


       二、公司存在多枚印章的法律风险

       一般情况下公司的印章应当具有唯一性,然而在实践中很多企业,尤其是建筑业企业拥有多枚印章,既有备案章,又有私刻的印章,这将给企业带来巨大的经营风险。实践中因企业存在多枚印章而导致企业承担巨额债务的案例比比皆是。司法实践中,交易相对人一般不负有审查公司用章真实与否的义务,除非能证明印章使用人系超越权限使用印章且交易相对人所知晓。公司确认或者交易相对人有证据证明公司曾使用过的印章不止一枚,那么交易相对人在交易过程中就难以有效识别本次交易所使用的公司印章是否为公司曾使用过或正在使用或者公安局登记备案的印章。此时,公司既不能主张该印章为伪造印章,也不得否定交易中所使用的印章对其具有约束力。即便司法鉴定该印章与备案印章不一致,公司依然要承担相应的法律责任。实践中,很多公司尤其是建筑业企业,为了在全国各地承揽业务,成立了很多分公司等分支机构,公司用章混乱,同时使用多枚印章,公司就不得否认私刻印章的分支机构负责人以私刻印章的方式对外签订合同的效力,如果管理不善,这将给企业带来深重的灾难。


       三、公司印章被伪造的法律风险
       公司印章被伪造后而进行的交易活动通常认为不是公司的法律行为,对公司不具有法律约束力。产生争议后,如果公司要否定有关交易文件对公司的法律效力,必须提供证据证明印章是伪造的。实践中常用的证明方法主要是由公司向法院提出申请,请求对印章的真伪进行司法鉴定,并提供备案的公章作为比对样本。但是存在下列情形时即便是伪造的印章,对公司也具有约束力,由公司承担法律责任:


      1上文已述,如果公司印章管理混乱,公司印章不具有唯一性,存在多枚印章,交易相对人通常不具有审查印章真伪的义务,即便印章系伪造与备案的印章不一致,公司也不能否认其效力,公司应当承担法律责任。


      2公司的表见代理人使用伪造的印章进行的行为,其权利义务归属于公司,由公司承担法律责任。具体的表现形式为:

      ♦建筑公司允许他人挂靠经营,并对挂靠人设立其分支机构的行为放任不管或者允许挂靠人设立其分支机构并领取了营业执照,足以使交易相对人有理由相信挂靠人使用的建筑公司印章的真实性并相信挂靠人已获得了建筑公司的授权,此时挂靠人便可认定为公司的表见代理人,其使用伪造的印章进行的行为对公司具有约束力,公司无权主张该行为无效。同时建筑公司的项目经理使用伪造的印章对外进行的交易行为,也可认定为公司的表见代理人,属于公司的行为,对公司具有法律约束力。

      ♦公司董事长是公司的高级管理人员,通常情况下董事长就是公司的法定代表人,但也存在着董事长并非公司法定代表人的情形。此种情形由于董事长较与其他管理人员对公司的生产经营享有更大的权利,其对外实施的行为更能引起交易相对人的合理信赖,可构成公司的表见代理人,其使用伪造印章的行为对公司具有法律约束力。

      ♦取得公司授权使用公司印章的人,在印章被公司收回后又私刻印章对外进行交易,交易相对人是善意无过错的,基于此前连续交易中形成的对该授权人有权使用公司印章的合理信赖,该授权人可认定为公司的表见代理人,其使用伪造印章的行为对公司具有法律约束力。


       3公司的法定代表人或者负责人有权以公司的名义对外进行交易,无论其是否使用真实的公司印章,均不影响交易行为的效力,即便印章是伪造的,对公司也具有法律约束力。同时公司分支机构负责人私刻分支机构印章对外进行交易,可认定为公司行为,对公司具有约束力,即便构成伪造印章罪,也不影响公司民事责任的承担。


       四、公司印章管理风险防范
       01公司印章遗失或被盗的风险防范公司印章遗失或被盗后应当第一时间到辖区公安机关报案,取得报案证明材料,然后登报说明公司印章遗失或被盗的情况,声明印章作废,并及时通知与公司合作的客户,最后到公安局办理新刻印章并备案。唯有如此才能尽可能的减轻公司的过错,降低公司的法律风险。


       02公司存在多枚印章的风险防范
       公司印章应当具有唯一性,不建议公司存在多枚印章。如果公司因为经营需要必须刻制多枚印章,那么公司必须制定规范的用章管理制度,建立用章台账,安排专人负责印章的管理和使用。公司在与同一合作伙伴进行交易时,建议自始至终均使用同一枚印章,不要使用多枚印章。公司在承认某一印章的法律效力时一定要慎重,不能对同一印章的效力在不同的交易和诉讼中做不同选择,只要公司在某一场合使用过或者承认过该印章的效力,则该印章在另一交易活动中的使用也是有效的,公司无权进行否认。如果根据经营需要,有些印章已不再使用,建议公司及时收回作废,并通知交易伙伴。


        03公司印章保管的注意事项

       公司必须建立日常保管制度,明确保管人责任,各类印章可以由各岗位专人负责保管,不得擅自委托他人保管。公司印章遗失或被盗后,保管人员应当及时向公司领导汇报,并采取积极措施配合公司报案、公告等。


 

       04公司印章使用的注意事项 印章应当由专人负责管理,公司应当制定完善的印章管理制度,明确印章管理职责及法律责任。公司要定期对印章管理人员进行法律风险防控的教育,不断提高其印章管理的技能和风险防范意识。 公司应当建立统一的印章使用台账,制定印章使用申请表,申请使用印章,必须按照公司的用章审批流程审批,经公司领导审批后方可用章,并填写用章登记表。未经公司领导批准,不得用章,更不能私自将印章带出。禁止在空白介绍信、空白纸张以及空白授权委托书等文件上加盖公司印章,必须要在空白文件上加盖印章的应当经公司领导批准,并做好登记。严格监督空白文件的使用情况,如果不在使用已经加盖印章的空白文件,应当及时收回,并做好登记手续。      对于建筑业企业而言,应当加强对项目部印章的管理,因为在司法实践中,加盖了项目部印章,对公司就具有法律约束力,相应的法律责任就由公司承担。因此,应当明确项目部印章的使用范围,必要时将项目部印章的权限通知项目的业主、原材料供应商等,也可以在相关合同中明确约定项目部印章的权限。项目结束后应当及时收回项目部印章以及因该项目所刻制的其他印章,并通知利益相关方。综上所述,公司印章是公司的人格象征,对公司而言极为重要。如果印章管理不规范,将会给企业带来各种各样的法律风险。故每一个企业应当加强对印章的管理与使用,加强对企业高级管理人员以及印章管理人员的业务培训,提高其法律风险防控意识,确保企业的生产经营安全。


        --必赢·nn699net理事单位--重庆捷讯律师事务所杨士鑫律师原创

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